Una vez definido lo que es y en qué consiste, es necesario entender cómo debe realizarse correctamente la gestión del capital intelectual. Empecemos definiendo gestión que no es más que el manejo, la administración, la dirección y/o la orientación de algo.
En el caso de la gestión del capital intelectual debemos tener en cuenta los siguientes pasos: identificar y documentar, y priorizar y proteger.
1- Identificar y documentar
Identificar consiste, como la misma palabra lo indica, en identificar lo que tenemos, es decir hacer una lista o inventario (no valorado) de los activos intelectuales de la empresa. Por su parte cuando se habla de documentar se hace referencia a documentar los intangibles que no lo estén (convirtiéndolos así en activos intelectuales) ya sea por escrito, por foto, por grabación audio/vídeo, por codificación, por registro, por asiento contable, etcétera.
Para la identificación y documentación en el proceso de la gestión del capital intelectual, se recurre al inventario no valorado de AI (Activos intangibles):
Reputación y percepción externa: en esta sección se intenta identificar los activos intangibles que tienen relación con su reputación y con aquellas otras «cosas» que le permiten tener una mejor consideración en el mercado que sus competidores. Se extiende a la reputación de su empresa en toda su amplitud desde los aspectos más básicos de relación con el entorno hasta homologaciones o acreditaciones tales como los certificados «Investors in People» estándar internacional que fija el nivel de buenas practicas en formación y desarrollo profesional de los empleados u otros estándares internacionales conseguidos, por ejemplo, de calidad, etcétera.
Propiedad intelectual industrial: Esta sección está destinada a la trata de los tipos de activos intangibles que están protegidos por la Ley. Se deben incluir en el listado todas las variaciones del nombre de dominio que hayan sido registrados, incluso si actualmente no los usa, así como todas la publicaciones, ya sean folletos, artículos, manuales públicos, presentaciones tipo Power Point, vídeos promocionales, pantallas de páginas web, bases de datos, etc. que gozan de protección legal por Derecho de Autor.
2- Priorizar y proteger
Es necesario priorizar qué activos son más valiosos para la empresa y proteger los intangibles más valiosos frente al riesgo de copia. Sólo lo importante se protege, nadie guarda en una caja fuerte algo que no tiene valor en consecuencia sólo es necesario proteger aquellos activos intelectuales que produzcan (o puedan producir) beneficios a la empresa o cuyo riesgo de pérdida sea alto unido al perjuicio que podría causar su conocimiento/copia por la competencia.
Otra regla para priorizar es buscar los activos intangibles que tengan carácter innovador (es decir, cualquiera cambio no ordinario que aporte valor añadido a un producto, a un proceso, a un servicio o al funcionamiento de una empresa).
¿Por qué proteger los activos intelectuales?
El carácter diferenciador (ventaja competitiva) se puede perder fácilmente si nuestros activos son «robados» por los competidores, los activos intelectuales (especialmente las innovaciones) se roban mediante la copia o imitación. Es necesario proteger los activos intelectuales para disuadir, prevenir o impedir la copia o que otros rentabilicen ilegalmente nuestro esfuerzo creativo,
El objetivo primordial de la protección es garantizar la exclusiva sobre el activo intelectual (monopolio… o casi) para vender a un precio más alto (mayores márgenes de beneficio) y así rentabilizar la inversión realizada para su adquisición.
